Kuliah PPCPAK Pedagogik

dalam kesempatan ke 2 setelah perkuliahan kejuruan bagi peserta P2CPAK maka dilanjutkan dengan perkuliahan Pedagogik untuk membekali calon Dosen dalam proses belajar mengajar di Akademi komunitas. Oleh karena itu adanya kuliah pedagogik ini telah dimulai pada bulan november-desember dengan rincian matakuliah sebagai berikut:
1. Pendidikan kejuruan
2. Strategi Pembelajaran
3. Evaluasi Hasil Belajar dan
4. Metodologi Penelitian Pendidikan

yang dibawakan oleh Dosen-dosen dari Universitas Negeri Malang untuk jurusan Administrasi Bisnisyang ditempuh di Politeknik Negeri Malang,

semog selalu memberikan tambahan ilmu dan keterampilan dalam Memberikan

Jenis Paspor dan Visa

Pengertian Paspor Dan Visa

 PASPOR

A. Pengertian Paspor

Paspor adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang dari suatu negara yang memuat identitas pemegangnya dan berlaku untuk melakukan perjalanan antar negara.

Paspor berisi biodata pemegangnya, yang meliputi antara lain, foto pemegang, tanda tangan, tempat dan tanggal kelahiran, informasi kebangsaan dan kadang-kadang juga beberapa informasi lain mengenai identifikasi individual. Ada kalanya pula sebuah paspor mencantumkan daftar negara yang tidak boleh dimasuki oleh si pemegang paspor itu. Sebagai contoh, dahulu pemegang paspor Indonesia sempat dilarang berkunjung ke negara Israel dan Taiwan.

Saat ini beberapa negara telah mengeluarkan apa yang disebut e-paspor atau elektronik paspor. e-paspor merupakan pengembangan dari paspor kovensional saat ini dimana pada paspor tersebut telah ditanamkan sebuah chip yang berisikan biodata pemegangnya beserta data biometrik-nya, data biometrik ini disimpan dengan maksud untuk lebih meyakinkan bahwa orang yang memegang paspor adalah benar orang yang memiliki dan berhak atas paspor tersebut.

Paspor biasanya diperlukan untuk perjalanan internasional karena harus ditunjukkan ketika memasuki perbatasan suatu negara, walaupun di negara tertentu ada beberapa perjanjian dimana warga suatu negara tertentu dapat memasuki negara lain dengan dokumen selain paspor. Paspor akan diberi cap (stempel) atau disegel dengan visa yang dilakukan oleh petugas negara tempat kedatangan.

Beberapa pemerintahan berusaha mengontrol pergerakan warganya dan warga asing di negara mereka dengan menerbitkan "paspor internal". Misalnya di bekas negara Uni Soviet, untuk setiap warganegaranya diterbitkan sebuah "propiska" untuk mengontrol pergerakan mereka di seluruh wilayah negara tersebut. Sistem ini sebagiannya masih diterapkan di Rusia.

B.  Macam-Macam Paspor

1.  Paspor Biasa;

Paspor Biasa diberikan kepada Warga Negara Indonesia yang akan melakukan perjalanan ke luar dan atau masuk ke wilayah Negara Republik Indonesia, Paspor Biasa diberikan atas dasar permintaan, Paspor Biasa berlaku paling lama 5 (lima) tahun sejak tanggal diterbitkan. Paspor Biasa terdiri dari dua jenis yaitu 48 (empat puluh delapan) halaman dan 24 (dua puluh empat) halaman untuk Warga Negara Indonesia. Paspor 24 (dua puluh empat) halaman diberikan kepada Calon Tenaga Kerja Indonesia yang akan bekerja ke Luar Negeri. Di Indonesia paspor ini diberi sampul berwarna hijau dan dikeluarkan oleh Ditjen Keimigrasian, Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia.

2.  Paspor Diplomatik;

            Paspor Diplomatik diberikan kepada Pegawai Negeri, Pejabat Negara tertentu yang akan melakukan perjalanan ke luar wilayah Negara Republik Indonesia untuk melaksanakan tugas diplomatik, Paspor Diplomatik diberikan juga istri atau suami dan anak dari Pegawai Negeri atau Pejabat Negara atau Warga Negara Indonesia tertentu sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), Permintaan Paspor Diplomatik diajukan kepada Menteri Luar Negeri atau Pejabat yang ditunjuk, Paspor Diplomatik berlaku 5 (lima) tahun sejak tanggal diterbitkan. Di Indonesia, paspor ini diberi sampul berwarna hitam dan dikeluarkan oleh Departemen Luar Negeri.

3.  Paspor Dinas/Resmi;

 Paspor ini diterbitkan untuk kalangan teknisi dan petugas administrasi dari suatu misi diplomatik seperti kedutaan dan konsulat ataupun bagi pegawai negeri / pemerintah yang sedang melaksanakan tugas ke luar negeri. Pemegang paspor jenis ini mendapatkan beberapa kemudahan yang tidak dimiliki oleh pemegang paspor biasa. Di Indonesia, paspor ini diberi sampul berwarna biru dan dikeluarkan oleh Departemen Luar Negeri setelah mendapat izin dari Sekretariat Negara. Pemberian Paspor Dinas dilakukan oleh Menteri Luar Negeri atau Pejabat yang ditunjuk, Paspor Dinas berlaku 5 (lima) tahun sejak tanggal diterbitkan. 

4.  Paspor untuk Orang Asing;

              Paspor untuk Orang Asing diberikan kepada orang asing yang bertempat tinggal di wilayah Negara Republik Indonesia dan akan melakukan perjalanan ke luar wilayah Negara Republik Indonesia, Paspor untuk Orang Asing hanya diberikan kepada orang asing yang :  mempunyai Izin Tinggal Tetap; tidak mempunyai Surat Perjalanan yang sah dari negaranya atau negara lain; Dalam waktu yang dianggap layak tidak dapat memperoleh Surat Perjalanan yang sah dari negaranya atau negara lain; dan Tidak terkena tindak pencegahan. Paspor Orang Asing berlaku untuk 1 (satu) kali perjalanan ke luar dan masuk wilayah Indonesia dan berlaku 2 (dua) tahun sejak tanggal diterbitkan. Paspor untuk Orang Asing berisi 24 (dua puluh empat) halaman. Contoh paspor ini adalah paspor yang dipakai untuk berhaji (paspor coklat), yang dikeluarkan oleh Pemerintah Kerajaan Arab Saudi.

C.    Surat Perjalanan Laksana Paspor untuk Warga Negara Indonesia;

            Dalam keadaan tertentu (seperi apa), kepada Warga Negara Indonesia baik yang berada di wilayah maupun di luar wilayah Negara Indonesia dapat diberikan Surat Perjalanan Laksana Paspor untuk Warga Negara Indonesia sebagai pengganti Paspor Biasa, Surat Perjalanan Laksana Paspor  untuk Warga Negara Indonesia berlaku untuk perjalanan ke luar atau masuk wilayah Negara Republik Indonesia  dan berlaku 3 (tiga) tahun. Surat Perjalanan Laksana Paspor terdiri dari 16 (enam belas) halaman. 

D.   Surat Perjalanan Laksana Paspor untuk Orang Asing;

            Surat Perjalanan Laksana Paspor untuk Orang Asing diberikan kepada orang asing yang berada di wilayah dan luar wilayah Negara Republik Indonesia yang tidak mempunyai Surat Perjalanan yang sah dari negaranya atau negara lain dan untuk keperluan masuk dan atau keluar wilayah Indonesia sebagaimana dimaksud dalam Pasal 35 ayat (1) huruf a, b dan c Undang-undang Nomor 9 Tahun 1992 tentang Keimigrasian. Surat Perjalanan Laksana Paspor untuk oran asing terdiri dari 16 (enam belas) halaman.

E.   Surat Perjalanan Laksana Paspor Dinas.

            Surat Perjalanan Laksana Paspor Dinas diberikan sebagai pengganti Paspor Dinas kepada Warga Negara Indonesia yang ke luar dan atau masuk kembali ke wilayah Negara Republik Indonesia dalam rangka melaksanakan tugas pemerintah yang tidak memerlukan Paspor Dinas; atau kehilangan Paspor Dinas di luar wilayah negara Republik Indonesia. Surat Perjalanan Laksana Paspor Dinas berlaku 1 (satu) kali perjalanan dan berlaku paling lama 1 (satu) tahun.  

(Jenis paspor dan kegunaannya berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 36 Tahun 1995 tentang Surat Perjalanan Republik Indonesia)

Untuk membuat passport Republik Indonesia, Anda harus menyediakan dokumen-dokumen sebagai berikut:

I.  PRIBUMI

A.  DEWASA

1.      Akte lahir

2.      Ijasah SD & ijasah terakhir

3.      KTP

4.      Kartu keluarga

5.      Akte nikah

6.      Surat sponsor (jika di KTP status pekerjaannya karyawan)

7.      Salinan SIUP & NPWP (jika di KTP status pekerjaannya wiraswasta)

8.      Salinan SK pengangkatan, kartu pegawai & izin dari atasan (untuk pegawai negeri, ABRI,

9.      dokter) atau jika sudah pensiun, diganti dengan SK pensiun saja.

B.      ANAK

1.      Akte lahir anak

2.      Akte lahir orangtua

3.      Kartu Keluarga

4.      KTP Ayah & Ibu

5.      Akte nikah orang tua

6.      Ijasah SD & terakhir orang tua.

II.  WNI KETURUNAN

A. DEWASA

1.      Akte lahir

2.      KTP

3.      Kartu Keluarga

4.      Akte nikah

5.      Surat Sponsor (jika di KTP status pekerjaannya karyawan)

6.      Salinan SK pengangkatan, kartu pegawai & izin dari atasan (untuk pegawai negeri, ABRI, dokter) atau jika sudah pensiun, diganti dengan SK pensun saja.

7.      WNI

8.      Ganti nama

Untuk screening ditambah :

WNI orang tua

Ganti nama orang tua

Akte nikah orang tua

B.  ANAK

1.      Akte lahir anak

2.      Akte lahir orangtua (tergantung tempel di paspor atau ibu)

3.      KTP ayah & ibu

4.      Kartu keluarga

5.      Akte nikah orang tua

6.      WNI orang tua :

jika anak pernikahan yang dipakai WNI ayah.

jika anak luar nikah yang dipakai WNI ibu.

7.      Ganti nama orang tua

VISA

A.   Pengertian Visa

            Visa adalah sebuah rekomendasi yang diberikan kepada warga negara asing untuk dapat masuk ke negara Jepang dan bukan berarti izin mutlak atau jaminan untuk dapat masuk ke negara Jepang. Keputusan terakhir untuk dapat masuk atau tidak ke negara Jepang akan diberikan oleh pihak Imigrasi Jepang pada saat mendarat di Jepang.

B.   Jenis-Jenis Visa

1. Visa Kunjungan Sementara untuk Tujuan Kunjungan Keluarga
2. Visa Kunjungan Sementara untuk Tujuan Kunjungan Keluarga (apabila Pengundang adalah WN Jepang yang berdomisili di Indonesia
3. Visa Kunjungan Sementara untuk Kunjungan Teman
4. Visa Kunjungan Sementara untuk Kunjungan Wisata dengan Biaya Sendiri
5. Visa Kunjungan Sementara untuk Tujuan Bisnis
6. Visa Kunjungan Sementara Berkali-kali
7. Visa Khusus (Visa Pelajar/ Bekerja/ Pelatihan/ Menetap dalam jangka waktu tertentu)
8. Visa Transit

C.   Pembuatan Visa

• Permohonan Visa tidak bisa diterima, apabila seluruh persyaratan tidak dipenuhi / tidak lengkap.
• Setelah permohonan diperiksa, apabila diperlukan dokumen lain sebagai tambahan, akan diminta kemudian.
• Permohonan visa hanya akan diproses di Konsulat yang sesuai dengan wilayah yurisdiksi masing-masing.

Proses pembuatan visa : minimal 4 (empat) hari kerja

D.   Tentang Pengajuan Aplikasi Visa oleh Perwakilan

            Pada prinsipnya pengajuan permohonan visa dilakukan oleh Pemohon langsung di loket visa. Namun, pengajuan permohonan visa oleh grup atau perusahaan seperti tercantum di bawah ini bisa diwakilkan (staf dari kantor tempat pemohon bekerja, keluarga, dlsb):

1. Anak berusia di bawah 16 tahun, orang berusia lebih dari 60 tahun atau orang dengan keterbelakangan fisik,
2. Pemohon dengan paspor diplomat atau dinas dengan tujuan kunjungan dinas,
3. Pemohon yang mengajukan permohonan visa melalui biro perjalanan yang sudah disetujui oleh kantor Konsulat Jenderal Jepang.

E.   Kriteria Pengeluaran Visa

            Pada prinsipnya, visa Jepang dapat diberikankepada pemohon, bila yang bersangkutan memenuhi persayratan berikut ini dan bila pengeluaran visa dianggap cukup beralasan.

1. Pemohon memiliki paspor yang berlaku dan berhak masuk kembali ke negara dimana pemohon adalah warganegaranya atau warganya, atau negara tempat pemohon tinggal.
2. Seluruh dokumen yang diserahkan harus asli, lengkap dan memuaskan.
3. Segala kegiatan yang akan dilakukan oleh pemohon selama berada di Jepang, atau status sipil/ posisi pemohon dan masa tinggal pemohon, harus memenuhi persyaratan tentang status tinggal dan masa tinggal sebagaimana telah ditentukan dalam Immigration Control and Refugees Recognition Act (peraturan mengenai keimigrasian dan penakuan pengungsi) (Cabinet Order No. 319 of 1951, yang selanjutnya disebut sebagai "Peraturan">
4. Pemohon tidak termasuk dalam pokok-pokok yang disebutkan dalam Artikel 5 Paragraf 1 dari "Peraturan">

sumber link
 

MENGATUR DAN MEMPERSIAPAKAN PERJALANAN DINAS

A.  Pendahuluan

Perjalanan dinas pimpinan biasanya dilakukan karena berbagai kepentingan, antara lain karena adanya pelaksaan pengawasan di kantor cabang atau perusahaan cabang, seminar, diklat, tender, janji pertemuan, penjajakan kerja sama, menghadiri acara seremonial, kegiatan social, dan berbagai kegiatan lainnya, sehubungan dengan perjalanan dinas tersebut, pimpinan tidak perlu  mempersiapkan sendiri segala sesuatunya lagi kerena adanya sekretaris, seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan dan ketrampilan yang salah satunya adalah pengaturan perjalanan dinas atau perjalanan bisnis pimpinan. Disamping itu, seorang sekretaris dalam mengurus perjalanan dinas pimpinan harus mengetahui peraturan-peraturan dari segala jenis transportasi, bagaimana prosedur nya, pelayanannya serta menghubungi agen perjalanan atau travel biro dengan mudah. Maka dari itu sekretarislah yang mengatur tugas perjalanan dinas atau bisnis pimpinan secara keseluruhan. Hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris adalah peraturan perusahaan

Contoh surat Perkenalan Usaha

PT. MAJU SELALU

Jl. Gubeng kertajaya Vc/5 surabaya,((031) 312160xx

Surabaya, 15 Oktober 2012

No                   : 012/MS/X/12

Perihal             : Perkenalan Usaha Produk

Kepada

Yth. Bp. Farmuz Aruruniero

Dirut. PT. Harapan Umat

Perum pondok jati blok cp 12,

Sidoarjo

Dengan hormat,

Dengan senang hati, kami akan memperkenalkan perusahaan kami, PT.Maju Selalu yang bergerak dalam bidang material pembangunan beserta alat-alat pembangunan seperti : semen, pasir, batu bata, paku,besi, cangkul, palu dll.

Sejak berdirinya pada tahun 1992, PT. Maju Selalu memiliki komitment selalu mengedepankan pelayanan dan kepuasan pelanggan kami, serta dapat menjadi supplier yang bisa diandalkan oleh setiap pelanggan kami, dan menjadikan perusahaan ini selalu terdepan dalam berinovasi.

Tujuan utama dari perusahaan kami adalah mengedepankan pelayanan terhadap pelanggan kami sehingga beberapa perusahaan-perusahaan menjadi klien tetap kami, seperti : PT. Mentari harapan, PT.subur makmur, PT. Bahtera sejahterah, dan masih banyak lagi yang lainnya.

Apabila anda tertarik dengan produk-produk kami, maka jangan ragu untuk menghubungi kami di nomor 085648XXX192/08193824XXX (fikrus s.) dan semoga perkenalan ini bisa membuat hubungan yang saling menguntungkan di kemudian hari.

Atas  perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terimah kasih.

Hormat kami,

Fikrus s.

Marketing Officer

Sumber : Link

KORESPONDENSI

Korespondensi dalam kegiatan perkantoran diartikan sebagai teknik membuat surat dan berkomunikasi dengan surat. Sebagaimana diketahui komunikasi yang diartikan sebagai proses penyampaian warta atau transfer informasi dari satu pihak kepada pihak lain yang dapat dilakukan dengan lisan, tulisan, gambar, lambang, isyarat atau tanda-tanda lain. Cara-cara tersebut bisa digunakan secara gabungan dua atau lebih dari cara yang ada.
Surat adalah kertas tertulis dalam bentuk tertentu yang digunakan untuk menyampaikan pesan dari satu pihak kepada pihak lain. Namun demikian kiranya perlu dicermati bahwa masa sekarang dan mungkin juga di masa-masa yang akan datang, surat tidak selalu tertulis di kertas, kecenderungannya bahkan kegiatan perkantoran mengarah ke proses “Paperless” istilah “Paperless” di sini tentu saja bukan berarti tidak menggunakan kertas sama sekali.

TUJUAN UMUM SURAT
Dalam setiap proses komunikasi pasti pengirim pesan atau informasi selalu mengharap informasi yang dikirimkannya dapat sampai ke penerima dan mengharap si penerima mengerti atau memahami. Bila dikehendak oleh si pengirim selanjutnya diharapkan penerima akan melakukan langkah tertentu sesuai dengan yang dikehendaki. Dengan kata lain, tujuan umum setiap surat yang ditulis oleh pengirimnya adalah mengharap reaksi yang timbul dari pembacanya tepat seperti yang diharapkan.
FUNGSI SURAT DINAS
Secara umum fungsi surat adalah sebagaimana tercermin dalam rumusan pengertiannya yaitu sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi. Akan tetapi secara khusus fungsi surat dapat disebut sebagai berikut :
1. Sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya. oleh karena itu, isi surat merupakan gambaran mentalitas pengirimnya.
2. Sebagai alat pengingat karena surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika diperlukan.
3. Sebagai pedoman kerja seperti surat keputusan atau surat instruksi.
4. Sebagai bukti tertulis hitam di atas putih, terutama surat-surat perjanjian.
5. Sebagai alat bukti tentang yang dikomunikasikan yang selanjutnya sebagai bukti sejarah seperti pada surat-surat tentang perubahan dan perkembangan suatu organisasi.

SYARAT-SYARAT SURAT YANG BAIK
Bila Anda menulis sepucuk surat, hendaknya memenuhi syarat-syarat surat yang baik. Ibarat membuat kue harus mengikuti syarat-syaratnya dari awal hingga akhir pembuatan, jika tidak diikuti susunannya atau melebihi kadar yang ditentukan maka kue tersebut tidak akan enak dimakan. Apalagi bila Anda menulis surat organisasi. Surat organisasi, sebagai sarana komunikasi tertulis, sebaiknya menggunakan format yang menarik, tidak terlalu panjang, serta memakai bahasa yang jelas, padat dan ladzim dibaca. Format Surat dikatakan menarik jika letak bagian-bagian surat teratur sesuai dengan ketentuan. Bagian-bagian surat organisasi tidak ditempatkan sesenaknya menurut keinginan penulis. selanjutnya surat organisasi diusahakan tidak terlalu panjang karena surat yang panjang dan bertele-tele akan menjemukan. Kemudian bahasa surat organisasi dikatakan jelas jika maksudnya mudah ditangkap, dinyatakan secara tegas, serta tanda-tanda baca digunakan dengan tepat. bahasa surat dikatakan pada jika langsung mengungkapkan pokok pikiran yang ingin disampaikan tanpa basa basi dan tanpa berbunga-bunga.

BAGIAN-BAGIAN SURAT
Salah satu hal yang ikut menentukan baik atau kurang baiknya suatu surat adalah formatnya. Yang dimaksud dengan format surat organisasi adalah tata letak atau posisi bagian-bagian surat organisasi. salah satu pembagian misalnya dengan menyebutkan : bagian kepala, bagian tubuh dan kaki surat antara lain :
1. Kepala surat
2. Tanggal surat
3. Nomor surat
4. Sifat surat
5. Lampiran
6. Hal atau perihal
7. Alamat dalam
8. Kalimat pembuka
9. Isi surat
10. Kalimat penutup
11. Nama Ketua dan nama yang bersangkutan
12. Nama dan tanda tangan
13. Tembusan dan Initialnya

BENTUK-BENTUK SURAT
Dalam keputusan MENPAN No. 71 tahun 1993 bahwa bentuk-bentuk surat di lingkungan organisasi atau perusahaan niaga antara lain :
1. Format Balok/Lurus Penuh (Full Block Style)
2. Format Balok yang diubah (Modified Block Style)
3. Format Setengah Balok (Semi Block Style)
4. Format Sederhana (Simplified)
5. Format Inden atau Bentuk Lekuk (Indented Style)
6. Format Paragraf Menggantung (Hanging Paragraf)

Sumber : :Link

Pengertian Korespondensi dan Surat

Korespondensi adalah penyampaian maksud melalui surat dari satu pihak kepada pihak lain dapat atas nama jabatan dalam suatu perusahaan/organisasi dan dapat atas nama perseorangan (individu). Kegiatan saling berkirim surat oleh perseorangan atau oleh organisasi disebut surat menyurat atau korespondensi. Pihak yang terlibat disebut koresponden.
Surat adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan kepada pihak lain, yang memiliki persyaratan khusus yaitu penggunaan kode 2 notasi (lampiran dan perihal), penggunaan kertas, penggunaan model dan bentuk, pemakaian bahasa yang khas serta pencantuman tanda tangan.
Ciri-ciri Surat:

1. Surat adalah pesan tertulis.
2. Isi pesan dalam surat merupakan informasi/persuasi.
3. Surat memiliki bagian-bagian yang standar.
4. Surat memiliki bentuk yang standar.
5. Surat memiliki satu pesan inti.
6. Gaya bahasa surat bisa formal ataupun informal.

Fungsi Surat:

1. Surat sebagai penyampai pesan.
2. Surat sebagai wakil.
3. Surat sebagai bukti tertulis.
4. Surat sebagai pedoman/dasar bertindak.
5. Alat untuk mengingat.
6. Dokumen historis dari suatu kegiatan.
7. Keterangan keamanan.

sumber : Link

AGENDA PERKULIAHAN PPCPAK 2013 ADM. BISNIS POLINEMA

SENIN

1. KESEKRETARIATAN
2. KEYBOARDING SKILL
3. LTIHAN KESEKRETARIATAN

SELASA

1. KEARSIPAN
2. LATIHAN KEARSIPAN
3. LATIHAN MANDIRI

RABU

1. KORESPONDENSI
2. LATIHAN KORESPONDENSI
3. LATIHAN MANDIRI

KAMIS

1. KESEKRETARIATAN
2. KEYBOARDING SKILL
3. LATIHAN KESEKRETARIATAN

JUMAT

1. KEARSIPAN
2. LATIHAN MANDIR

Keterangan Jam Kuliah :

Jam ke 1 Pukul 08.00 - 10.15
Jam ke 2 Pukul 10.15 - 11.45
Jam ke 3 Pukul Istirahat 11.45 - 13.00
Jam ke 4 Pukul  13.00 - 15.30

Daftar Dosen :

1. Diana Eka Poernama, S. Sos, MAB
2. Dra. Lilies Nur Ainie, MSi
3. Mahmudatul Himmah,SE.,MAB
4. Dra. Nilawati Fiernaningsih, MAB
5. Farika Nikmah, S.SOS., MAB
6. Drs. Tri Wahyu Widodo
7. Tatiana Kristianingsih, SOS.,MAB
8. Dra. Siti Nurbaya, MAB
9. Drs. Halid Hasan, MSRATHRM

Program Pendidikan Calon Pendidik Akademi Komunitas

Administrasi Bisnis

Politeknik Negeri Malang 

2013

PENYUSUTAN ARSIP

A.      Gambaran Umum

Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan arsip melalui pemindahan arsip inaktif di unit kerja pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak bernilaiguna dan atau habis jangka simpannya dan penyerahan arsip statis ke ANRI, Lembaga Kearsipan Daerah, atau Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi.

B.       Tahapan Penyusutan Arsip

1.       Pembuatan Daftar Pertelaan Arsip (DPA)

Pembuatan daftar pertelaan arsip berdasarkan kartu-kartu deskripsi yang kemudian dikelompokkan berdasarkan seri arsip di instansi yang bersangkutan. Seri arsip tersebut disusun dalam sebuah skema dijadikan dasar pengelompokan kartu, yang kemudian dituangkan ke dalam bentuk daftar.

2.       Pemindahan arsip inaktif ke unit kearsipan

Arsip-arsip inaktif dari unit-unit kerja pengolah ( central file) dipindahkan ke Pusat Arsip atau record center. Di dalam melaksanakan pemindahan arsip, perlu melakukan hal-hal seperti berikut:

a.        Pemeriksaan

Pemeriksaan dilakukan pada Daftar Pertelaan Arsip (DPA) dan arsipnya untuk mengetahui apakah arsip-arsip yang akan dipindahkan sudah benar-benar aktif atau belum.

Di dalam kegiatan pemeriksaan ini dilaksanakan juga kegiatan penyatuan file-file menjadi seri arsip, tanpa merubah penataan semula.

Contohnya berkas tentang Cuti Tahunan, Cuti Bersalin, dan Cuti Besar dapat digabungkan menjadi satu seri arsip cuti.

b.       Pemindahan Arsip

Hasil pemeriksaan dituangkan dalam laporan pemeriksaan yang kemudian menjadi dasar pembuatan berita acara pemindahan arsip.

Pemindahan arsip harus dilakukan dengan perangkat khusus, yang menjamin keamanan informasi dan fisik arsip, baik dalam perjalanan maupun dalam proses penyerahan.

c.        Penataan Arsip

Arsip yang dipindahkan dari unit pengolah ke unit kearsipan harus ditata dan dikelola sesuai ketentuan teknis yang berlaku. Arsip harus ditata sesuai dengan jalan masuk/Daftar Pertelaan Arsip yang terlampir dalam Berita Acara Pemindahan Arsip sehingga arsip dapat dirujuk baik oleh unit kearsipan maupun oleh unit pengolah yang bersangkutan.

d.       Pembuatan Berita Acara Pemindahan Arsip

Mengingat pemindahan arsip ini menyangkut pengalihan wewenang dan tanggung jawab dari satu unit organisasi yang lain, atau pengalihan wewenang dan tanggungjawab, maka diperlukan suatu bukti pemindahan arsip. Bukti ini biasanya diwujudkan dalam bentuk Berita  Acara Pemindahan Arsip.

e.       Pelaksanaan Pemindahan

Pemindahan arsip inaktif dapat dilaksanakan sesuai dengan kondisi organisasi. Bila suatu instansi memiliki unit kerja yang terpisah cukup jauh atau lokasi kantor berjauhan dengan pusat arsip, misalnya dipinggir kota, maka diperlukan sarana transportasi yang dipersiapkan dengan baik, sehingga proses pengangkutan arsip tidak menimbulkan kerusakan arsip baik dari segi fisik maupun informasinya.unit kerja yang di tunjuk untuk itu.

3.       Penyerahan arsip

Arsip yang bernilai guna sekunder atau arsip statis, wajib diserahkan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia.

Pelaksanaannya dilakukan dengan pengaturan teknis yang disepakati kedua belah pihak, dan harus memenuhi ketentuan teknis kearsipan.

Arsip yang bernilaiguna sekunder atau arsip statis yang tercipta pada instansi vertikal di Daerah dan arsip Pemerintah Daerah Otonom diserahkan kepada Badan Kearsipan Propinsi untuk Dati I yang bersangkutan dan kepada Kantor Kearsipan Kota/Kabupaten untuk masing-masing Dati II yang bersangkutan.

Pelaksanaannya dilakukan dengan pengaturan teknis yang dikonsultasika dengan Badan Kearsipan Propinsi, dan dalam hal belum memungkinkan atau menyangkut kasus yang penyelesaiannya ditangani oleh Pemerintah Pusat wajib dikonsultasikan dengan Arsip Nasional Republik Indonesia.

Arsip statis perguruan tinggi wajib diserahkan ke lembaga kearsipan perguruan tinggi.

Pelaksanaannya dilakukan dengan pengaturan teknis yang dikonsultasikan dengan arsip perguruan tinggi yang bersangkutan.

4.       Pemusnahan arsip

Pemusnahan arsip adalah kegiatan menghancurkan atau meniadakan fisik dan informasi arsip melalui cara-cara tertentu, sehingga fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi. Di dalam melakukan pemusnahan arsip terkandung resiko yang berkaitan dengan unsur hukum. Arsip yang sudah terlanjur dimusnahkan tidak dapat diciptakan atau diadakan lagi. Oleh karena itu kegiatan ini menuntut kesungguhan dan ketelitian, sehingga tidak terjadi kesalahan sekecil

apapun.

Di dalam melakukan kegiatan pemusnahan arsip, terdapat beberapa tahap yang tidak boleh diabaikan, seperti :

a.        Pemeriksaan

Pemeriksaan dilaksanakan untuk mengetahui apakah arsip-arsip tersebut benar-benar telah habis jangka simpannya atau habis nilaigunanya. Pemeriksaan ini berpedoman kepada Jadwal Retensi Arsip (JRA).

b.       Pendaftaran

Arsip-arsip yang telah diperiksa sebagai arsip yang diusulkan musnah, harus dibuat daftarnya. Dari daftar ini diketahui secara jelas informasi tentang arsip-arsip yang akan dimusnahkan.

c.        Pembentukan Panitia Pemusnahan

Jika arsip yang akan dimusnahkan memiliki retensi di bawah 10 tahun atau lebih, maka perlu membentuk panitia pemusnahan. Jika arsip yang akan dimusnahkan memiliki retensi di bawah 10 tahun, maka tidak perlu dibuat kepanitiaan, tetapi cukup dilaksanakan oleh unit yang secara fungsional bertugas mengelola arsip. Panitia pemusnahan ini sebaiknya terdiri dari anggota-anggota yang berasal dari unit pengelola arsip, unit pengamanan, unit hukum dan perundang-undangan, serta unit-unit lain yang terkait.

d.       Penilaian, Persetujuan dan Pengesahan

Setiap menyeleksi arsip yang akan dimusnahkan, perlu melakukan penilaian arsip.

Hasil penilaian tersebut menjadi dasar usulan pemusnahan. Pelaksanaan pemusnahan harus ditetapkan dengan keputusan pimpinan instansi yang bersangkutan sesuai dengan ketentuan hokum yang berlaku.

e.       Pembuatan Berita Acara

Berita acara pemusnahan arsip merupakan salah satu dokumen pemusnahan arsip yang sangat penting. Karena itu setiap pemusnahan arsip harus dilengkapi dengan Daftar Pertelaan Arsip (DPA) dan Berita Acara ( BA), bahwa pelaksanaan pemusnahan dilakukan secara sah. Selain itu, juga berfungsi sebagai pengganti arsip yang dimusnahkan.

DAFTAR REFERENSI

1.       UU No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

2.       Keputusan Kepala ANRI No 09 Tahun 2000 tentang Pedoman Penyusutan Arsip pada Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan

3.       Keputusan Kepala ANRI No 07 Tahun 2001 tentang Pedoman Penilaian Arsip bagi Instansi Pemerintah, Badan Usaha, dan Swasta

4.       Permendiknas No 37 Tahun 2006 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Depdiknas

5.       Keputusan Presiden No 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis

6.       PP No 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip

sumber :  http://hermaniaarsiparis.blogspot.com