Pemilihan Kertas dan Menjaga Kualitas Hasil Ketikan

A. Pemilihan Kertas
              Sangat banyak sekali jenis kertas, seperti halnya uang kertas, pabrik kertas tentu yang bisa memproduksinya dengan kualitas tertentu atau buku-buku yang kita pakai juga terbuat dari kertas. Belum lagi halnya undangan pernikahan juga salah satunya terbuat dari kertas-kertas tertentu. Apalagi perlengkapan dan dokumen perkantoran yang banyak sekali menggunakan kertas sebagai media untuk menunjang kegiatan administrasi perkantoran.
             Namun kita tidak perlu resah karena banyak dipasaran kertas yang dijual dan bervariasi dari segi harga dan juga kualitas sesuai dengan jenis dan model bahkan ukuran serta ketebalan kertas, karena slah satu jenis kertas yang akan dibahas juga bisa berasal dari daur ulang kertas.
Kita sering menggunakan berbagai macam tipe ukuran dan jenis-jenis kertas dalam mendukung aktifitas sehari-hari, seperti urusan surat menyurat, belajar mengajar di tempat kuliah, pekerjaan kantor, dan urusan-urusan lainnya. Kebutuhan akan kertas begitu besar dan sangat penting kegunannya bagi kehidupan ini.
            Hampir setiap hari kita bekerja dengan menggunakan kertas, namun kita belum tahu jenis kertas dan kegunaan yang sebenarnya. Sekitar 50% masyarakat kita belum tahu tentang hal ini.
Berikut ini pembahasan mengenai jenis-jenis kertas lengkap dengan ukurannya dan kegunaannya.

1. Jenis Kertas, karakteristik, ukuran, gramasi dan kegunaannya.
a) Kertas Kalkir
Kertas kalkir hampir sama dengan kertas HVS yang biasanya dipakai untuk media sablon, namun tidak putih alias lebih gelap dan terlihat transparan seperti kertas terkena tumpahan minyak.

b) Kertas Duplex/Coated
Bahan Duplex mudah dibedakan dari bahan lain, yakni sisi depan berwarna putih dan sisi belakang berwarna abu-abu. Jadi yang dicetak hanya satu sisi. Bahan ini banyak digunakan untuk pembuatan box/packaging makanan atau obat-obatan karena harganya yang relatif murah dibandingkan bahan lainnya. Gramasi yang umum digunakan 250 gr, 270 gr, 310 gr, 350gr, 400, 450gr hingga 500gr.
c) Kertas Art/Matt Paper

Bahan kertas untuk brosur dengan permukaan yang licin/art atau seni doff/matt. Selain licin, produk cetak yang dihasilkan juga berkualitas bagus karena raster kertas halus. Gramasi yang umum digunakan 100gr, 120gr, 150gr.

d) Kertas Ivory
Bahan ivory ini hampir sama seperti art karton. Kedua sisinya putih, tetapi tidak seputih art karton. Yang membedakan, art karton kedua sisinya licin sementara ivory hanya satu sisi yang licin. Hampir sama dengan cwb, hanya cwb lebih halus/ bahan ini juga banyak digunakan untuk Box Cosmetic karena cukup tebal/kokoh/ gramasi yang umum digunakan 210gr, 230gr, 250gr, 270gr, 300gr, 350gr.

e) Kertas HVS
Jenis kertas HVS sedikit kasar, umumnya digunakan untuk kertas fotocopy/printer Deskjet, kertas jenis ini banyak dijual di toko-toko buku, Contoh Paper One, Gold, Sinar Dunia, dsb. Dengan Gramasi : 70gr, 80 gr, 100gr, ukuran adan A4, F4, atau Folio dan juga HVS A3 70gr.

f) Kertas Art Karton
Bahan kertas ini sama seperti art paper, tetapi gramasi lebih tebal. Banyak digunakan untuk produk cetak, seperti kartu nama, katalog, co profile, brosur, dan produk cetak lain yang membutuhkan kertas agak tebal. Umumnya setelah dicetak bahan ini dilaminasi/optional, supaya hasilnya lebih memuaskan. Gramasi yang umum digunkan 190gr, 210gr, 230gr, 260gr, 310gr, 360gr.

g) CWB/Coated White Board/Duplex Putih
Bahan sama seperti Duplex, hanya bagian dalam berwarna putih, sehingga kelihatan lebih bersih. Banyak digunakan untuk box makanan. Gramasi yang umum digunakan 230gr, 250gr, 300gr.

h) Samson Kraft
Berwarna coklat muda, merupakan bahan hasil daur ulang, dan permukaan kasar. Umumnya digunakan untuk kertas bungkus, namun karena memberik kesan kalsik. Bahan ini banyak digunakan untuk pembuatan paperbag dan handtag/khususnya untuk distro jeans. Karena warna dasarnya coklat, umumnya dicetak 1-2 warna saja. Gramasi yang umum digunakan 150gr, 220gr(Karton).

i) Corugated/Gelombang/Karton
Sesuai namanya, Corugated merupakan karton yang bagian dalamnya bergelombang antara lain digunakan sebagai box mi instan/kardus packing. Jika dicetak, box ini umumnya ditempel lagi dengan menggunakan dupl. Ex. Kraft atau HVS. Jadi jika hendak dicetak fullcolor, pencetakan dilakukan pada bahan lain kemudian ditempel. Ketebalan bahan ini dikatategorikan menjadi B Float(gelombang besar) dan E float(gelombang kecil).
Ukuran lainnya:
- White Double Wall Kraft Medium
- Double Kraft Wall Medium Kraft
- Double Wall Kraft Medium-Medium
- Single Wall Kraft Medium-Medium
- Single Wall Kraft Medium-Kraft
- Efloat


j) Yellow Board Paper
Yellow Board Paper adalah jenis kertas yang cukup tebal. Biasanya digunakan untuk rangka dalam di undangan hard cover. Kertas ini tidak bisa dicetak offset, biasanya dilapisi dengan art paper atau dupleks.

k) BW/BC/Linen Jepang/Concord
Kertas ini bertekstur, biasanya digunakan untuk kop surat/sertifikat. Terdapat dalam berbagai warna. Gramasi yang tersedia umumnya hanya 1 macam, misalnya 220gr-250gr.

l) BW/BC/Manila
Jenis kertas ini memiliki tekstur yang halus namun tidak coated. Tersedia dalam berbagai warna. Bisa digunakan untuk mencetak kartu nama, sertifikat dan lain-lain.


m) Fancy Paper
Jenis Kertas dengan beragam warna dan karakteristik. Umumnya digunakan ntuk undangan. Ada banyak jenisnya seperti millenium, jasmine, java emboss, hawaii dsb.
Gramasi/berat kertas mulai dari 80gr, 100gr, 220gr, hingga 300gr.

Sumber net: abahtekno.blogspot.co.id dan www.belajarkreatif.net

2. Ukuran kertas berdasarkan penamaan Amerika:


Ukuran in × in mm × mm
Letter 8.5 × 11 216 × 279
Legal 8.5 × 14 216 × 356
Junior Legal 8.0 × 5.0 203 × 127
Ledger 17 × 11 432 × 279
Tabloid 11 × 17 279 × 432

3. Penamaan-ukuran Kertas Dengan Awalan A, B, C
Format Seri A
Ukuran mm × mm in × in
A0 841 x 1189 33.11 × 46.81
A1 594 x 841 23.39 × 33.11
A2 420 x 594 16.54 × 23.39
A3 297 x 420 11.69 × 16.54
A4 210 x 297 8.27 × 11.69
A4s 215 x 297 8.46 × 11.69
A5 148 x 210 5.83 × 8.27
A6 105 x 148 4.13 × 5.83
A7 74 x 105 2.91 × 4.13
A8 52 x 74 2.05 × 2.91
A9 37 x 52 1.46 × 2.05
A10 26 x 37 1.02 × 1.46
Format Seri B
Ukuran mm × mm in × in
B0 1000 X 1414 39.37 × 55.67
B1 707 X 1000 27.83 × 39.37
B2 500 X 707 19.69 × 27.83
B3 353 X 500 13.90 × 19.69
B4 250 X 353 9.84 × 13.90
B5 176 X 250 6.93 × 9.84
B6 125 X 176 4.92 × 6.93
B7 88 X 125 3.46 × 4.92
B8 62 X 88 2.44 × 3.46
B9 44 X 62 1.73 × 2.44
B10 31 X 44 1.22 × 1.73
Format Seri C
Ukuran mm × mm in × in
C0 917 X 1297 36.10 × 51.06
C1 648 X 917 25.51 × 36.10
C2 458 X 648 18.03 × 25.51
C3 324 X 458 12.76 × 18.03
C4 229 X 324 9.02 × 12.76
C5 162 X 229 6.38 × 9.02
C6 114 X 162 4.49 × 6.38
C7 81 X 114 3.19 × 4.49
C8 57 X 81 2.24 × 3.19
C9 40 × 57 1.57 × 2.24
C10 28 × 40 1.10 × 1.57
2R 60mm x 90mm
3R 89mm x 127mm
4R 102mm x 152mm
5R 127mm x 178mm
6R 152mm x 203mm
8R 203mm x 254mm
8R Plus 203mm x 305mm
10R 254mm x 305mm
10R Plus 254mm x 381mm
11R 279mm x 356mm
11R Plus 279mm x 432mm
12R 305mm x 381mm
12R Plus 305mm x 465 mm
14R 284mm x 353mm
17R 305mm x 405mm
19R 305mm x 455mm

B. Kualitas Pengetikan

1. Ketepatan dalam mengetik
                   Dalam bekerja di sebuah kantor, seorang pegawai kantor seperti sekretaris harus mampu bekerja di bidang perkantoran. Perkantoran itu sendiri merupakan rangkaian kegiatan merencanakan, menyusun, mengawasi kegiatan kantor yang dilakukan. Dalam upaya membantu pekerjaan pimpinan seorang sekretaris dituntut untuk terampil dan cekatan dalam menyelesaikan pekerjaannya. Salah satunya adalah mengetik.
                   Meskipun dalam dunia perkuliahan di jurusan sekretaris, mata kuliah dasar adalah pelajaran mengetik sepuluh jari, namun tidak semua alumni bisa menggunakannya ketika terjun dalam dunia kerja. Dunia sekretaris selalu berkaitan dengan segala kegiatan administrasi. Di era yang semakin maju, semua kegiatan administrasi hampir 90% menggunakan teknologi komputer. Ketika melakukan kegiatan administrasi yang harus di dokumentasikan dengan komputer, maka sekretaris dituntut dengan cepat dalam mengetik agar tidak membuang waktu. Terlebih salah satu tugas seorang sekretaris adalah menjadi notulen meeting. Ketika harus mengetik risalah meeting yang artinya semua percakapan harus diketik dengan benar, maka kecepatan dan ketepatan sangatlah penting agar tidak menghilangkan informasi penting karena tidak terketik dengan baik.
                   Banyak sekali pekerjaan kantor yang menggunakan keterampilan mengetik untuk menyelesaikannya seperti mengetik surat, mengisi formulir, membalas email dsb. Sekretaris dengan kemampuan mengetik yang bagus akan dipertimbangkan pada suatu perusahaan. Mengetik tidak hanya dituntut cepat tetapi juga ketepatannya, hal ini berhubungan dengan kualitas hasil ketikan, sehingga tersusun rapi tidak typo artinya tidak ada kata yang kurang ataupun salah dalam pengetikannya. Jadi mengetik dengan tepat sangat diperlukan untuk menjaga kualitas dari hasil ketikan, sehingga informasi yang disampaikan bisa diterima dengan baik dan efektif.

2. Memeriksa perangkat printer/mesin pencetak
                    Setelah dokumen telah selesai diketik dan diperiksa kebenarannya maka dokumen siap untuk diprint, namun terlebih memeriksa mesin pencetak atau printer agar kualitas print out terjaga. Hal ini juga akan lebih menghemat kertas ketika dokumen telah siap untuk diprint tidak terjadi kesalahan akibat printer tidak bisa bekerja optimal, hal yang timbul adalah bercak tinta serta kertas yang tidak rapi sehingga hal ini akan mengurangi hasil dari pencetakan dokumen. Berikut ini kompone-komponen printer yang perlu anda ketahui:

a) Printhead atau kepala cetak adalah komponen paling utama yang bertugas untuk menyemprotkan tinta ke media cetak. Semakin tinggi resolusi dari print head maka semakin bagus hasil cetakannya.

b) Catridge atau tempat tinta, komponen ini adalah tempat tinta ditampung. Biasanya diletakkan di bagian kanan atau kiri dari mesin sebelah belakang. Tidak ada yang istimewa dari komponen ini kecuali anda perlu perhatikan chip dan bahan dari catridge itu kuat. Sekali lagi yang perlu diperhatikan adalah chipnya, karena biasanya catridge yang dipasang mesin cetak digital di Indonesia adalah sistim bulk ink yang apabila chip tidak cocok maka akan bisa eror mesinnya.

c) Mainboard, seperti komputer, large format juga memiliki mainboard yang bertugas seperti alat-alat lain menancap sehingga bisa berjalan semisal memory printer, yang terpenting jangan sampai eror karena listrik naik turun/tidak stabil atau ketumpahan tinta, karena mengingat harganya cukup mahal.

d) Rol Kertas, komponen ini adalah tempat untuk menaruh kertas atau media yang akan kita cetak. Letaknya di belakang mesin dan biasanya ada motor penggeraknya. Bersihkan bagian ini dari debu ataupun noda yang bisa mengganggu kualitas hasil cetakan. Banyak kasus pada saat mencetak hasilnya kurang memuaskan karena ada bercak tinta dan kertas tidak rapi hal ini karena rol kertas terdapat noda dan debu.

e) Kabel Port USB adalah komponen yang menghubungkan perangkat pencetak/printer dengan komputer, jika terdapat masalah maka dokumen tidak dapat tercetak.

3. Kualitas tinta
                 Memilih tinta dan menggunakan tinta tersebut di printer anda tidak boleh kita anggap remeh, tinta juga merupakan faktor penentu terhadap kualitas cetakan yang akan dihasilkan nantinya, selain itu tinta juga merupakan salah satu penyebab utama terhadapa masalah Head yang mampet, putus - putus bahkan bisa sampai merusak Head Printer anda jika anda memakai tinta yang tidak sesuai dengan printer anda.
Pada dasarnya tinta yang baik adalah tinta yang tidak terlalu kental juga tinta yang tidak terlalu encer, tinta yang sangat kental bisa beresiko menyumbat Nozzle pada Head sehingga tinta tidak bisa keluar dengan sempurna.

Cara cermat dalam membeli tinta printer:
a) Sebaiknya carilah tinta yang memakai brand, itu artinya tinta tersebut sudah terbukti akan kualitasnya, apalagi sekarang ini banyak sekali tinta yang beredar di pasaran, dan kalau perlu sebaiknya anda menggunakan tinta yang semerk dengan printer anda. misalnya jika anda memakai printer Epson sebaiknya anda menggunakan tinta yang mempunyai merk yang serupa.

b) jangan terpancing dengan melihat harganya. tinta yang kurang berkualitas umumnya mempunyai harga yang sangat murah bahkan ada yang di bawah 50% dari harga tinta yang original.

c) Seperti yang saya uraikan di atas! jangan memakai tinta yang encer dan juga terlalu kental.

d) Tinta yang baik adalah tinta yang memilik PH Balance, untuk mengetahuinya, biasanya tulisan tersebut bisa kita lihat pada setiap kemasannya.

e) Jangan memilih tinta yang berbau tajam Khususnya berbau Al**hol, karena bisa beresiko merusak Head Printer.

f) Kocok terlebih dahulu tinta tersebut, Jika buih cepat hilang dalam hitungan detik, berarti tinta tersebut memiliki kualitas terhadap hasil pencetakan

4. Kebersihan lembar kerja
                Lembar kerja yang telah dicetak segera dimasukkan pada map baik kertas maupun map plastik agar terhindar dari coretan bolpoin yang tidak disengaja, kotoran dari binatang, ataupun ketumpahan tinta. Jika ini terjadi akan mengurangi kualitas dari dokumen tersebut. Terlebih dokumen tersebut adalah dokumen penting harus ekstra hati-hati dalam menjaganya agar terjaga kualitasnya dan dapat digunakan sebagaimana mestinya. Cara menjaga kebersihan dokumen adalah : dokumen tidak tercecer, terjaga kerapiannya, terjaga kebersihannya, awet dan tahan lama, tidak mudah rusak, tidak hilang, dan mudah diambil bila perlu. Disimpan pada Map, Lemari Arsip sehingga terjamin keamanannya.

5. Kesesuaian batas-batas kertas pada lembar kerja.
                Batas tepi/margin pada sebuah dokumen biasanya ditentukan oleh sebuah instansi maupun perusahaan sesuai dengan SOP/Standard Operasional Procedure yaitu haluan atau ketetapan yang telah dibakukan oleh Instansi untuk diterapkan oleh seluruh bagian agar bentuk dokumen yang dihasilkan dapat distandarkan dan ini akan mempermudah dalam rencana pembuatan dokumen baru. Hal ini penting karena dengan kerapian administrasi perusahaan bisa mengajukan ISO/International Standard Organization untuk meningkatkan kualitas perusahaan yang dilihat dari kualitas administrasi yang telah diselenggarakan