PENILAIAN ARSIP

A.      Gambaran Umum

Arsip sebagai bukti transaksi kegiatan organisasi akan menumpuk sejalan dengan bergeraknya roda organisasi. Jika organisasi berhenti atau tidak aktif maka akumulasi arsipnya pun tidak akan tumbuh. Untuk mengelola arsip yang tercipta diperlukan pemahaman terhadap khasanah arsip dan organisasi penciptanya, atau fungsi organisasinya. Dengan demikian akan membuat pemahaman arsip yang dimiliki suatu lembaga tertentu akan menjadi lebih mendekati kesempurnaan.

Penilaian arsip adalah proses menentukan jangka waktu simpan dan nasib akhir arsip dilihat dari aspek fungsi dan substansi informasinya serta karakteristik fisik/nilai intristiknya yang dilakukan melalui langkahlangkah teknis pengaturan secara sistematis dalam unit-unit informasi.

Menilai arsip merupakan kegiatan yang bermuatan wawasan keilmuan, baik mengenai administrasi manajemen informasi maupun sejarah. Diperlukan pemahaman secara baik terhadap berbagai fungsi dalam suatu struktur organisasi dan bagaimana dari fungsi-fungsi tersebut berjalan sehinggatercipta arsip dan arsip bukti pelaksanaan kegiatan itu untuk kepentingan operasional atau untuk melestarikan bukti pertanggungjawaban nasional atau bukti sejarah.

Penilaian mencakup fungsinya dalam penyelesaian kegiatan, kualitas informasinya, pertimbangan biaya penyimpanannya dan implikasinya terhadap kebijakan instansi/lembaga pencipta arsip yang bersangkutan.

Konsep yang mendasari penilaian arsip adalah nilaiguna arsip. Nilaiguna tersebut ditentukan oleh pengguna arsip sejak arsip tersebut tercipta, baik oleh instansi penciptanya maupun oleh negara, sehingga dilakukan pemisahan antara nilaiguna primer dengan nilaiguna sekunder.

B.       Nilai Guna Arsip

Nilai Guna Arsip mencakup hal-hal berikut:

1.       Nilaiguna Primer

Arsip bernilaiguna primer adalah arsip yang didasarkan pada kegunaannya dilihat dari kepentingan instansi/perusahaan pencipta arsip

Nilai guna primer mencakup:

a.        Nilai guna administrasi;

adalah nilai guna arsip yang kegunaannya dilihat dari tanggung jawab pelaksanaan tanggung jawab kedinasan lembaga/instansi pencipta.

b.       Nilai guna hukum;

Nilaiguna hukum berkaitan dengan tanggung jawab kewenangan yang berisikan buki-bukti kewajiban dan hak secara hukum baik bagi instansi penciptanya maupun warga negara dan pemerintah.

c.        Nilai guna fiskal/keuangan;

Nilai guna fiskal adalah arsip yang memiliki informasi yang menggambarkan bagaimana uang diperoleh, dibagikan, diawasi dan dibelanjakan.

Dengan kata lain nilai guna fiskal tidak hanya bertalian dengan transaksi keuangan. Arsip jenis ini dapat saja berupa arsip yang menunjukkan bagaimana pengeluaran direncanakan. Dapat juga berupa rencana anggaran belanja, pertanggungjawaban keuangan, pembukuan, laporan keuangan, laporan pemeriksaan keuangan, dan sebagaimana.

Nilaiguna fiskal akan berakhir jika transaksi finansialnya selesai dipertanggungjawabkan.

d.       Nilai guna ilmiah dan teknologi.

Nilaiguna ilmiah dan teknologi adalah nilaiguna yang terdapat pada arsip-arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai hasil/akibat penelitian murni atau penelitian terapan.

2.       Nilai guna sekunder

Arsip yang bernilaiguna sekunder adalah arsip yang didasarkan kepada kegunaan arsip bagi kepentingan skala luas mencakup instansi penciptanya dan instansi/lembaga lain dan atau kepentingan umum atau penyelenggaraan kehidupan kebangsaan.

Nilai guna sekunder mencakup:

a.        Nilaiguna Evidential

Nilai guna keberadaan (evidential) terdiri dari jenis-jenis yang berisikan bukti keberadaan suatu organisasi atau lembaga, serta bukti prestasi intelektual di instansi yang bersangkutan.

b.       Nilaiguna Informasional

Nilaiguna informasional dilihat dari isi informasi yang terkandung dalam arisp itu bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan kesejarahan, yaitu informasi mengenai orang, tempat, benda, fenomena, masalah dan sejenisnya yang terkait dengan peristiwa/ kasus yang bermakna nasional.

c.        Nilaiguna Intrinsik

Nilaiguna intrinsik adalah nilai yang melekat (inherent) pada karakteristik dokumen karena beberapa factor keunikan yang dikandungnya seperti usia, isi, pemakaian kata-kata, seputar penciptanya, tanda  tangan, cap atau stempel yang melekat.

C.       Tahap-tahap Penilaian

Untuk dapat melakukan penilaian arsip, secara teknis harus melalui langkah-langkah berikut :

1.       Cermati unit-unit kerja dalam struktur organisais instansi yang bersangkutan.

2.       Cermati butir-butir fungsi pada masing-masing unit kerja dalam struktur organisasi.

3.       Konversikan setiap butir fungsi tersebut ke dalam pokok masalah yang mendasari seri arsip. Untuk butir fungsi yang sama akan mencerminkan pokok masalah/seri yang sama

4.       meskipun dari unit kerja yang berlainan.

5.       Cermati jenis-jenis kegiatan dalam setiap butir fungsi untuk menentukan pengelompokan informasi pada tingkat kegiatan yang tercermin dalam bentuk berkas/file.

6.       Cermati jenis-jenis transaksi untuk setiap kegiatan untukmenentukan pengelompokan informasi pada setiap butir informasi yang tercermin dalam folder/naskah.

7.       Himpun folder atau naskah yang berasal dari kegiatan yang sama dalam berkas dan himpun berkas dari kegiatan dalam butir fungsi yang sama kedalam seri arsip.

8.       Lakukan penilaian dari aspek fungsi untuk setiap seri asrip untuk menetukan apakah seri arsip tersebut masih aktif atau sudah inaktif.

9.       Lakukan penilaian dari aspek informasinya untuk ssetiap berkas dari seri tersebut untuk mengetahui apakah arsip harus dimusnahkan setelah jangka waktu tertentu/harus dilestarikan sebagia arsip bernilaiguna permanen karena memiliki nilaiguna pertanggungjawaban nasional.

10.    Lakukan penilaian apakah arsip yang bernilaiguna permanen tersebut masih operasional sehingga harus disimpan di instansi yang bersangkutan atau harus diserahkan ke ANRI, sebagai arsip statis karena sudah tidak operasional lagi.

11.    Lakukan langkah-langkah prosedural sesuai ketentuan hukum yang berlaku untuk kepentingan pemusnahan kembali atau penyerahan ke ANRI.

Secara rinci proses penilaian dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut:

1.       Deskripsikan setiap folder/naskah yang sekurangkurangnya memuat informasi mengenai jenis kegiatan, jenis transaksi, isi informasi, dan kurun waktu transaksi.

2.       .Himpun kartu deskripsi/folder/naskah dari kegiatan yang sama dalam satu berkas.

3.       Himpun berkas dalam satu seri arsip.

4.       Lakukan penilaian untuk tiap seri, baik dari aspek fungsi maupun informasinya.

Sumber : http://hermaniaarsiparis.blogspot.com

Pengurusan Naskah Dinas

A.      Gambaran Umum

Jenis surat meliputi:

1.       Surat dinas, yaitu surat yang berisi hal penting berkenaan dengan administrasi pemerintah.

2.       Nota dinas, adalah surat yang dibuat atasan kepada bawahan  atau dari bawahan kepada atasan langsung atau yang setingkat berisikan catatan atau pesan singkat tentang suatu pokok persoalan kedinasan.

3.       Memo, adalah catatan singkat yang diketik atau ditulis tangan oleh atasan kepada bawahan tentang pokok persoalan kedinasan

4.       Surat pengantar, adalah surat yang ditujukan kepada seseorang atau pejabat yang berfungsi untuk mengantar surat, dokumen, barang, dan atau bahan lain yang dikirim.

5.       Surat edaran, adalah surat yang berisi penjelasan atau petunjuk tentang cara pelaksanaan atau peraturan perundang-undangan dan/atau perintah.

6.       Surat undangan, adalah surat pemberitahuan kepada sesorang untuk menghadiri suatu acara pada waktu dan tempat yang sudah ditentukan

7.       Surat tugas, adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang pada seseorang untuk melaksanakan suatu kegiatan

8.       Surat kuasa, adalah surat yang berisi kewenangan penerima kuasa untuk bertindak atau melakukan suatu kegiatan atas nama pemberi kuasa

9.       Surat pengumuman, adalah surat yang berisi pemberitahuan mengenai sesuatu hal yang ditujukan kepada para pegawai atau masyarakat umum

10.    Surat pernyataan, adalah surat yang menyatakan kebenaran suatu hal disertai pertanggungjawaban atas pernyataan tersebut.

11.    Surat keterangan, adalah surat yang berisi keterangan mengenai suatu hal agar tidak menimbulkan keraguan

12.    Berita acara, adalah surat yang berisi laporan tentang suatu kejadian atau peristiwa mengenai suatu kejadian, tempat kejadian, keterangan, dan petunjuk lain sehubungan dengan kejadian atau peristiwa tersebut.

B.       Sifat dan Derajat Surat

1.       Sifat surat terdiri atas:

a.     Surat sangat rahasia, yaitu surat yang informasinya membutuhkan pengamanan tertinggi dan berhubungan erat dengan keamanan dan keselamatan Negara serta hanya diketahui oleh pejabat yang berhak menerimanya.

b.     Surat rahasia, yaitusurat yang informasinya membutuhkan pengamanan khusus dan berhubungan erat dengan keamanan kedinasan serta hanya diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk.

c.     Surat terbatas, adalah surat yang informasinya membutuhkan pengamanan dan mempunyai hubungan erat dengan tugas khusus kedinasan serta hanya diketahu oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk.

d.     Surat biasa, adalah surat yang tidak memerlukan pengamanan khusus

2.       Derajat surat terdiri atas:

a.        Kilat atau sangat segera, adalah surat yang isinya harus segera diketahui oleh penerima dan penyelesaiannya harus dilakukan pada kesempatan pertama

b.       Segera, adalah derajat surat yang isinya harus segera diketahui dan ditanggapi oleh penerima surat

c.        Biasa, adalah derajat surat yang penyampaian dan penyelesaiannya tidak seperti kilat dan segera.

C.       Pengurusan Surat Masuk

Pengurusan naskah dinas masuk meliputi tahapan:

1.     penerimaan,

Tahapan penerimaan naskah dinas dilakukan dengan cara memeriksa kelengkapan naskah dinas, penandatanganan bukti penerimaan, penyortiran, pembukaan, dan pemberian cap penerimaan pada halaman belakang naskah dinas.

2.   pengarahan,

Tahapan pengarahan naskah dinas dilakukan dengan cara mempelajari isi naskah dinas untuk menentukan unit pengolah, kualitas isi naskah dinas penting atau biasa, indeks, kode klasifikasi dan keterkaitan dengan naskah dinas atau arsip lain, serta menuliskan hasil arahan dengan menggunakan pensil pada pojok kanan atas naskah dinas.

3.   pencatatan,

Tahapan pencatatan naskah dinas dilakukan dengan cara mencatat data identitas naskah dinas sekurang-kurangnya meliputi asal naskah dinas, nomor dan tanggal, indeks dan kode klasifikasi, serta isi ringkas naskah dinas pada sarana pencatatan naskah dinas.

4.   pendistribusian,

Tahapan pendistribusian naskah dinas dilakukan dengan cara terlebih dahulu mencatat pada lembar distribusi atau ekspedisi naskah dinas kemudian mendistribusikan naskah dinas sesuai dengan unit pengolah naskah dinas.

5.   pengendalian.

Tahapan pengendalian naskah dinas dilakukan dengan cara memeriksa aliran naskah dinas dari unit pengolah yang satu ke pengolah lainnya sampai dengan proses penyelesaian isi naskah dinas sehingga menjadi berkas kerja yang lengkap.

D.      Pengurusan Surat Keluar

1.  Pengurusan naskah dinas keluar meliputi tahapan:

2.  pembuatan konsep,

3.  pengetikan,

4.  penandatanganan,

5.  penomoran,

Ketentuan mengenai pembuatan konsep, pengetikan, penandatanganan, dan penomoran sebagaimana dimaksud pada dibuat sesuai dengan kaidah tata naskah dinas.

6.  pencatatan,

Tahapan pencatatan naskah dinas dilakukan dengan cara mencatat data identitas naskah dinas sekurang-kurangnya meliputi tujuan naskah dinas, nomor dan tanggal, indeks dan kode klasifikasi, serta isi ringkas naskah dinas pada sarana pencatatan naskah dinas.

7.  pengiriman.

Tahapan pengiriman naskah dinas dilakukan melalui pos, menggunakan mesin faksimili, kurir/caraka atau cara lain

Sumber :http://hermaniaarsiparis.blogspot.com

Mengenal Sarana Simpan Arsip

1.       Map gantung, adalah map yang digunakan untuk menyimpan arsip dinamis aktif. Arsip dinamis aktif adalah Arsip aktif arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. 

Disebut map gantung karena pada kedua ujung map terdapat alat untuk menggantungkan map pada suatu tempat. Dalam istilah bahasa asing, map gantung sering disebut dengan hanging map. Map ini dapat digunakan untuk menyimpan berkas kertas ukuran folio.  

Map gantung dilengkapi dengan tab yang berfungsi sebagai penunjuk isi berkas. Tab ini dapat digeser ke kiri dan ke kanan sesuai dengan kebutuhan.

Di dunia kearsipan, pada umumnya map gantung berwarna hijau tua. Namun demikian, terdapat warna lain, seperti merah dan biru, serta warna-warna lainnya.

. 

 

2. Filing cabinet, adalah semacam almari bersusun. Filing cabinet terdiri atas laci-laci. Pada ujung atas laci tersebut terdapat hanger atau penggantung untuk menggantungkan map gantung. Pada umumnya filing cabinet terbuat dari bahan metal

 

1.   3.  Guide, adalah alat penunjuk dari masing-masing sub pola klasifikasi arsip. Guide juga dapat digunakan sebagai penyekat antara arsip dalam satu folder. Guide dilengkapi dengan tab, sehingga memudahkan dalam membaca judul naskah yang terdapat di dalam folder.

Pada umumnya guide digunakan untuk penyimpanan arsip statis, namun banyak kalangan juga menggunakannya untuk pengelolaan arsip dinamis.

1.   4. Folder, adalah alat untuk mengelompokkan arsip sesuai pola klasifikasi yang digunakan. Folder terbuat dari kertas. Folder digunakan untuk menyimpan arsip, yang kemudian folder tersebut dimasukkan ke dalam boks arsip. Dalam satu folder dapat diisi dengan beberapa sub pola klasifikasi, yang dipisahkan dengan guide. 

B   5. Boks arsip, adalah kotak tempat menyimpan arsip inaktif dan arsip statis. Boks terbuat dari bahan kertas kantor. Boks berbentuki balok dan dirancang sedemikian rupa sehingga dalam merangkai boks tidak memerlukan perekat (lem). Boks arsip digunaka untuk menyimpan berkas ukuran kertas folio. 

1.      6. Roll O Pact, adalah sarana penyimpanan arsip statis berbahan metal. Alat ini terdiri dari almari-almari berjajar yang dapat digeser. Untuk menggeser almari, pada bagian bawahnya terdapat lintasan rel.  

Roll o pact berukuran besar dan harganya relative mahal. Pada umumnya, satu buah roll o pact mampu menampung 150 boks arsip. Alat ini banyak diminati karena selain mampu menampung banyak boks, alat ini juga hemat tempat atau ruang karena dapat disatukan dan dapat digeser dengan mudah. Selain itu, alat ini memiliki daya tahan cukup lama dan mudah dibersihkan.

 By: Herman Setyawan-Arsiparis UGM

 

 

 Sumber :http://hermaniaarsiparis.blogspot.com