1.
Map gantung, adalah map yang digunakan untuk
menyimpan arsip dinamis aktif. Arsip dinamis aktif adalah Arsip aktif arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau
terus menerus.
Disebut
map gantung karena pada kedua ujung map terdapat alat untuk menggantungkan map
pada suatu tempat. Dalam istilah bahasa asing, map gantung sering disebut
dengan hanging map. Map ini dapat
digunakan untuk menyimpan berkas kertas ukuran folio.
Map gantung dilengkapi dengan tab yang berfungsi sebagai penunjuk isi berkas. Tab ini dapat digeser ke kiri dan ke kanan
sesuai dengan kebutuhan.
Di dunia kearsipan, pada umumnya map gantung
berwarna hijau tua. Namun demikian, terdapat warna lain, seperti merah dan
biru, serta warna-warna lainnya.
.
2. Filing cabinet, adalah semacam almari bersusun.
Filing cabinet terdiri atas laci-laci. Pada ujung atas laci tersebut terdapat hanger atau penggantung untuk
menggantungkan map gantung. Pada umumnya filing cabinet terbuat dari bahan
metal
1. 3.
Guide, adalah alat penunjuk dari masing-masing sub
pola klasifikasi arsip. Guide juga dapat digunakan sebagai penyekat antara
arsip dalam satu folder. Guide dilengkapi dengan tab, sehingga memudahkan dalam
membaca judul naskah yang terdapat di dalam folder.
Pada umumnya guide
digunakan untuk penyimpanan arsip statis, namun banyak kalangan juga
menggunakannya untuk pengelolaan arsip dinamis.
1. 4. Folder, adalah alat untuk mengelompokkan arsip
sesuai pola klasifikasi yang digunakan. Folder terbuat dari kertas. Folder
digunakan untuk menyimpan arsip, yang kemudian folder tersebut dimasukkan ke
dalam boks arsip. Dalam satu folder dapat diisi dengan beberapa sub pola
klasifikasi, yang dipisahkan dengan guide.
B 5. Boks arsip, adalah kotak tempat menyimpan arsip
inaktif dan arsip statis. Boks terbuat dari bahan kertas kantor. Boks
berbentuki balok dan dirancang sedemikian rupa sehingga dalam merangkai boks
tidak memerlukan perekat (lem). Boks arsip digunaka untuk menyimpan berkas
ukuran kertas folio.
1. 6. Roll O Pact, adalah sarana penyimpanan arsip statis
berbahan metal. Alat ini terdiri dari almari-almari berjajar yang dapat
digeser. Untuk menggeser almari, pada bagian bawahnya terdapat lintasan rel.
Roll o pact berukuran besar
dan harganya relative mahal. Pada umumnya, satu buah roll o pact mampu
menampung 150 boks arsip. Alat ini banyak diminati karena selain mampu
menampung banyak boks, alat ini juga hemat tempat atau ruang karena dapat
disatukan dan dapat digeser dengan mudah. Selain itu, alat ini memiliki daya
tahan cukup lama dan mudah dibersihkan.
By: Herman Setyawan-Arsiparis UGM
No comments:
Post a Comment