Pengurusan Naskah Dinas

A.      Gambaran Umum

Jenis surat meliputi:

1.       Surat dinas, yaitu surat yang berisi hal penting berkenaan dengan administrasi pemerintah.

2.       Nota dinas, adalah surat yang dibuat atasan kepada bawahan  atau dari bawahan kepada atasan langsung atau yang setingkat berisikan catatan atau pesan singkat tentang suatu pokok persoalan kedinasan.

3.       Memo, adalah catatan singkat yang diketik atau ditulis tangan oleh atasan kepada bawahan tentang pokok persoalan kedinasan

4.       Surat pengantar, adalah surat yang ditujukan kepada seseorang atau pejabat yang berfungsi untuk mengantar surat, dokumen, barang, dan atau bahan lain yang dikirim.

5.       Surat edaran, adalah surat yang berisi penjelasan atau petunjuk tentang cara pelaksanaan atau peraturan perundang-undangan dan/atau perintah.

6.       Surat undangan, adalah surat pemberitahuan kepada sesorang untuk menghadiri suatu acara pada waktu dan tempat yang sudah ditentukan

7.       Surat tugas, adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang pada seseorang untuk melaksanakan suatu kegiatan

8.       Surat kuasa, adalah surat yang berisi kewenangan penerima kuasa untuk bertindak atau melakukan suatu kegiatan atas nama pemberi kuasa

9.       Surat pengumuman, adalah surat yang berisi pemberitahuan mengenai sesuatu hal yang ditujukan kepada para pegawai atau masyarakat umum

10.    Surat pernyataan, adalah surat yang menyatakan kebenaran suatu hal disertai pertanggungjawaban atas pernyataan tersebut.

11.    Surat keterangan, adalah surat yang berisi keterangan mengenai suatu hal agar tidak menimbulkan keraguan

12.    Berita acara, adalah surat yang berisi laporan tentang suatu kejadian atau peristiwa mengenai suatu kejadian, tempat kejadian, keterangan, dan petunjuk lain sehubungan dengan kejadian atau peristiwa tersebut.

B.       Sifat dan Derajat Surat

1.       Sifat surat terdiri atas:

a.     Surat sangat rahasia, yaitu surat yang informasinya membutuhkan pengamanan tertinggi dan berhubungan erat dengan keamanan dan keselamatan Negara serta hanya diketahui oleh pejabat yang berhak menerimanya.

b.     Surat rahasia, yaitusurat yang informasinya membutuhkan pengamanan khusus dan berhubungan erat dengan keamanan kedinasan serta hanya diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk.

c.     Surat terbatas, adalah surat yang informasinya membutuhkan pengamanan dan mempunyai hubungan erat dengan tugas khusus kedinasan serta hanya diketahu oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk.

d.     Surat biasa, adalah surat yang tidak memerlukan pengamanan khusus

2.       Derajat surat terdiri atas:

a.        Kilat atau sangat segera, adalah surat yang isinya harus segera diketahui oleh penerima dan penyelesaiannya harus dilakukan pada kesempatan pertama

b.       Segera, adalah derajat surat yang isinya harus segera diketahui dan ditanggapi oleh penerima surat

c.        Biasa, adalah derajat surat yang penyampaian dan penyelesaiannya tidak seperti kilat dan segera.

C.       Pengurusan Surat Masuk

Pengurusan naskah dinas masuk meliputi tahapan:

1.     penerimaan,

Tahapan penerimaan naskah dinas dilakukan dengan cara memeriksa kelengkapan naskah dinas, penandatanganan bukti penerimaan, penyortiran, pembukaan, dan pemberian cap penerimaan pada halaman belakang naskah dinas.

2.   pengarahan,

Tahapan pengarahan naskah dinas dilakukan dengan cara mempelajari isi naskah dinas untuk menentukan unit pengolah, kualitas isi naskah dinas penting atau biasa, indeks, kode klasifikasi dan keterkaitan dengan naskah dinas atau arsip lain, serta menuliskan hasil arahan dengan menggunakan pensil pada pojok kanan atas naskah dinas.

3.   pencatatan,

Tahapan pencatatan naskah dinas dilakukan dengan cara mencatat data identitas naskah dinas sekurang-kurangnya meliputi asal naskah dinas, nomor dan tanggal, indeks dan kode klasifikasi, serta isi ringkas naskah dinas pada sarana pencatatan naskah dinas.

4.   pendistribusian,

Tahapan pendistribusian naskah dinas dilakukan dengan cara terlebih dahulu mencatat pada lembar distribusi atau ekspedisi naskah dinas kemudian mendistribusikan naskah dinas sesuai dengan unit pengolah naskah dinas.

5.   pengendalian.

Tahapan pengendalian naskah dinas dilakukan dengan cara memeriksa aliran naskah dinas dari unit pengolah yang satu ke pengolah lainnya sampai dengan proses penyelesaian isi naskah dinas sehingga menjadi berkas kerja yang lengkap.

D.      Pengurusan Surat Keluar

1.  Pengurusan naskah dinas keluar meliputi tahapan:

2.  pembuatan konsep,

3.  pengetikan,

4.  penandatanganan,

5.  penomoran,

Ketentuan mengenai pembuatan konsep, pengetikan, penandatanganan, dan penomoran sebagaimana dimaksud pada dibuat sesuai dengan kaidah tata naskah dinas.

6.  pencatatan,

Tahapan pencatatan naskah dinas dilakukan dengan cara mencatat data identitas naskah dinas sekurang-kurangnya meliputi tujuan naskah dinas, nomor dan tanggal, indeks dan kode klasifikasi, serta isi ringkas naskah dinas pada sarana pencatatan naskah dinas.

7.  pengiriman.

Tahapan pengiriman naskah dinas dilakukan melalui pos, menggunakan mesin faksimili, kurir/caraka atau cara lain

Sumber :http://hermaniaarsiparis.blogspot.com

Mengenal Sarana Simpan Arsip

1.       Map gantung, adalah map yang digunakan untuk menyimpan arsip dinamis aktif. Arsip dinamis aktif adalah Arsip aktif arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. 

Disebut map gantung karena pada kedua ujung map terdapat alat untuk menggantungkan map pada suatu tempat. Dalam istilah bahasa asing, map gantung sering disebut dengan hanging map. Map ini dapat digunakan untuk menyimpan berkas kertas ukuran folio.  

Map gantung dilengkapi dengan tab yang berfungsi sebagai penunjuk isi berkas. Tab ini dapat digeser ke kiri dan ke kanan sesuai dengan kebutuhan.

Di dunia kearsipan, pada umumnya map gantung berwarna hijau tua. Namun demikian, terdapat warna lain, seperti merah dan biru, serta warna-warna lainnya.

. 

 

2. Filing cabinet, adalah semacam almari bersusun. Filing cabinet terdiri atas laci-laci. Pada ujung atas laci tersebut terdapat hanger atau penggantung untuk menggantungkan map gantung. Pada umumnya filing cabinet terbuat dari bahan metal

 

1.   3.  Guide, adalah alat penunjuk dari masing-masing sub pola klasifikasi arsip. Guide juga dapat digunakan sebagai penyekat antara arsip dalam satu folder. Guide dilengkapi dengan tab, sehingga memudahkan dalam membaca judul naskah yang terdapat di dalam folder.

Pada umumnya guide digunakan untuk penyimpanan arsip statis, namun banyak kalangan juga menggunakannya untuk pengelolaan arsip dinamis.

1.   4. Folder, adalah alat untuk mengelompokkan arsip sesuai pola klasifikasi yang digunakan. Folder terbuat dari kertas. Folder digunakan untuk menyimpan arsip, yang kemudian folder tersebut dimasukkan ke dalam boks arsip. Dalam satu folder dapat diisi dengan beberapa sub pola klasifikasi, yang dipisahkan dengan guide. 

B   5. Boks arsip, adalah kotak tempat menyimpan arsip inaktif dan arsip statis. Boks terbuat dari bahan kertas kantor. Boks berbentuki balok dan dirancang sedemikian rupa sehingga dalam merangkai boks tidak memerlukan perekat (lem). Boks arsip digunaka untuk menyimpan berkas ukuran kertas folio. 

1.      6. Roll O Pact, adalah sarana penyimpanan arsip statis berbahan metal. Alat ini terdiri dari almari-almari berjajar yang dapat digeser. Untuk menggeser almari, pada bagian bawahnya terdapat lintasan rel.  

Roll o pact berukuran besar dan harganya relative mahal. Pada umumnya, satu buah roll o pact mampu menampung 150 boks arsip. Alat ini banyak diminati karena selain mampu menampung banyak boks, alat ini juga hemat tempat atau ruang karena dapat disatukan dan dapat digeser dengan mudah. Selain itu, alat ini memiliki daya tahan cukup lama dan mudah dibersihkan.

 By: Herman Setyawan-Arsiparis UGM

 

 

 Sumber :http://hermaniaarsiparis.blogspot.com

PENGELOLAAN ARSIP STATIS

A.    Arsip Statis

Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

Pengelolaan arsip statis adalah suatu rangkaian kegiatan pengumpulan, penyimpanan, perawatan, penyelamatan, penggunaan dan pembinaan ataspelaksanaan serah arsip dalam satu kesatuan sistem kearsipan.

B.    Pengelolaan Asip Statis

Pengelolaan arsip statis meliputi :

1.     pengumpulan;

Pengumpulan arsip statis dilaksanakan melalui kegiatan :

a. penilaian;

b. penataan;

c. pembuatan daftar arsip statis.

Pimpinan lembaga kearsipan melakukan penilaian terhadap arsip statis yang diserahkan dari lembaga-lembaga negara, badan-badan pemerintah baik pusat maupun daerah, perguruan tinggi, dan/atau yang diperoleh dari badan-badan swasta dan/atau perorangan.

Penilaian dilakukan terhadapkelengkapan dan keutuhan kondisi fisik serta nilai informasi dari arsip statis bagi bukti pertanggungjawaban nasional.

2.   penyimpanan;

Penyimpanan arsip statis dilaksanakan sesuai dengan persyaratan tempat dan tata cara teknis penyimpanan arsip statis.

3.   perawatan;

Perawatan arsip statis dilaksanakan melalui kegiatan pencegahan dan restorasi terhadap terjadinya kerusakan.

Perawatan arsip statis melalui kegiatan pencegahan ditujukan terhadap kondisi fisik dan informasi yang dikandung dalam arsip statis.

Perawatan arsip statis melalui kegiatan restorasi. ditujukan terhadap kondisi fisik arsip statis yang mengalami kerusakan.

Kegiatan pencegahan dilakukan dengan :

a. menyeleksi dan membersihkan kondisi fisik arsip statis;

b. mendokumentasikan informasi yang dikandung dalam arsip statis;

c. mensterilkan dari perusak arsip;

d. merestorasi arsip statis, yang kondisi fisiknya mengalami kerusakan, yang pelaksanaannya dilakukan sesuai dengan ketentuan mengenai kegiatan restorasi arsip statis;

e. menyimpan arsip statis, yang pelaksanaannya dilakukan sesuai dengan ketentuan mengenai penyimpanan arsip statis;

f. mengontrol tempat penyimpanan dan kondisi fisik arsip statis secara berkala;

g. kegiatan lain yang diperlukan.

Kegiatan restorasi dilakukan dengan :

a. mencatat kerusakan kondisi fisik yang terjadi pada arsip statis;

b. menentukan metode dan rangkaian tindakan perbaikan kondisi fisik arsip statis yang mengalami kerusakan;

c. melaksanakan tindakan perbaikan kondisi fisik arsip statis sesuai

dengan metode dan rangkaian tindakan perbaikan

4.  penyelamatan;

Penyelamatan arsip statis dilaksanakan terhadap kelengkapan dan keutuhan kondisi fisik serta informasi

yang dikandung dalam arsip statis.

5.  penggunaan;

Arsip statis digunakan untuk kepentingan kegiatan pemerintahan, enelitian, pendidikan, pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, serta penyebaran informasi.

6.       pembinaan atas pelaksanaan serah arsip statis, meliputi bidang :

a. arsip, baik dalam bentuk naskahnya maupun bentuk lainnya;

b. sumber daya manusia kearsipan;

c. sarana dan prasarana kearsipan.

Pembinaan atas pelaksanaan serah arsip statis dilaksanakan melalui :

a. bimbingan;

b. konsultasi;

c. penyuluhan;

d. supervisi dan pemantauan;

e. pendidikan dan pelatihan;

f. kegiatan lain dalam rangka pembinaan.

Sumber : http://hermaniaarsiparis.blogspot.com