ARSIP DAN KEARSIPAN

A.    Arsip dan Kearsipan

1.     Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.

2.     Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

3.     Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.

B.    Jenis-jenis Arsip

1.     Jenis-jenis arsip berdasar frekuensi penggunaannya

a.     Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

Arsip dinamis dibedakan menjadi dua, yaitu:

1)    Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.

2)    Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

b.     Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

2.     Jenis-jenis arsip berdasar medianya

a.     Arsip konvensional adalah arsip yang berbasis kertas. Contohnya adalah: SK, sertifikat, piagam, dll

b.     Arsip audio visual atau arsip pandang dengar adalah arsip yang dapat dilihat dan/atau didengar dengan menggunakan peralatan khusus yang memiliki bentuk fisik beraneka ragam tergantung pada media teknologi yang digunakan pada saat penciptaannya.

Arsip audio visual meliputi:

1)    arsip citra statis atau foto;

2)    arsip citra bergerak yaitu film, microfilm, video, dan video compact disc (VCD)/digital video disc (DVD)/liquid crystal display (LCD);

3)    Arsip rekaman suara yaitu kaset dan compact disc (CD);

4)    arsip kartografi/peta dan kearsitekturan/gambar konstruksi bangunan; dan

5)    media lain sesuai dengan perkembangan teknologi penciptaannya.

c.     Arsip elektronik adalah arsip yang diciptakan, digunakan, dan dipelihara sebagai bukti transaksi, aktifitas dan fungsi lembaga atau individu yang ditransfer dan diolah dengan sistem komputer.

Penciptaan arsip elektronik dapat berasal dari hasil alih-media, naskah dinas elektronik (E-mail), website internet, basis data, dokumen multimedia, dan lain- lain.

C.    Azas Penyelenggaraan Kearsipan

Di antara aza-azas penyelenggaraan kearsipan adalah sebagai berikut:

1.       kepastian hukum;

2.       keautentikan dan keterpercayaan;

3.       keutuhan;

4.       asal usul (principle of provenance);

5.       aturan asli (principle of original order);

6.       keamanan dan keselamatan;

7.       keprofesionalan;

8.       keresponsifan;

9.       keantisipatifan;

10.    kepartisipatifan;

11.    akuntabilitas;

12.    kemanfaatan;

13.    aksesibilitas; dan

14.    kepentingan umum.

D.    Peran arsip bagi organisasi:

1.     Bahan perencanaan

Setiap organisasi membutuhkan perencanaan, baik dalam hal tata kerja, keuangan, staffing, maupun hal-hal lainnya. Sebagai contoh arsip sebagai perencanaan adalah proposal dan laporan hasil kerja. Proposal dan laporan hasil kerja suatu periode dapat digunakan sebagai acuan program kerja periode berikutnya.

2.     Penyelamatan aset  

Arsip dapat digunakan sebagai penyelamat aset suatu organisasi. Dengan adanya arsip kepemilikan, maka aset organisasi dapat diselamatkan. Sebagai contoh adalah keberadaan sertifikat kepemilikan dan surat dan warkat lainnya.

3.     Perlindungan Hak atas Kekayaan Intelektual

          Kekayaan intelektual merupakan hal yang harus dipertahankan agar tidak diklaim oleh pihak lain. Sebagai contoh arsip ini adalah sertifikat hak cipta suatu produk.

4.     Penyelesaian sengketa/kasus

          Banyak sengketa tanah atau gedung terjadi karena pihak-pihak yang bersangkutan merasa memiliki sesuatu yang sama. Di mata hukum, pihak yang memiliki bukti lah yang dapat memperoleh hak-haknya.

5.     Perlindungan wilayah

          Wilayah kekuasaan suatu institusi sering kali menjadi perebutan dengan institusi lain. Hal ini karena organisasi tidak mampu menunjukkan warkat yang merupakan bukti kepemilikan wilayah tersebut.

6.     Membangun citra

Untuk mempromosikan sesuatu, sebuah organisasi tidak selalu harus menunjukkannya dengan kata-kata. Sebuah organisasi cukup menunjukkan arsip foto atau sertifikat penghargaan yang dimilikinya. Sebagai contoh: jika suatu sekolah ingin menunjukkan lingkungan belajar yang bersih dalam brosur bagi calon mahasiswa, maka sekolah itu tidak harus menuliskan kata-kata, namun cukup melampirkan kondisi lingkungan sekolah dengan foto. Foto dapat menggambarkan kondisi yang lebih lengkap daripada kata-kata.

7.     Menanamkan nilai

Generasi suatu organisasi selalu berlanjut dan berganti. Untuk menanamkan nilai pada generasi baru, maka sebuah organisasi dapat menunjukkannya dengan naskah-naskah keberhasilan di masa lalu. Sebagai contoh: Suatu perguruan tinggi dapat menunjukkan foto-foto KKN di masa lalu yang luar biasa, sehingga mahasiswa yang akan melaksanakan KKN sekarang mempunyai gambaran tentang keberhasilan di masa lampau.

8.     Bahan pengambilan keputusan

Ada kalanya suatu keputusan membutuhkan berbagai pertimbangan. Dalam hal ini, arsip dapat digunakan sebagai bahan pengambilan keputusan.

E.     Lembaga Kearsipan

Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.

Lembaga Kearsipan di Indonesia meliputi:

1.     Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)

2.     Arsip daerah provinsi

3.     Arsip daerah kabupaten/kota

4.     Arsip perguruan tinggi